Quelques conseils pour monter mon projet européen

L’animation territoriale : un enjeu majeur pour la programmation 2014/2020.

Dans le cadre de ses nouvelles missions, la Région Ile-de-France constitue un service d’animation territoriale et à pour volonté de proposer un réseau d’animation territoriale regroupant l’ensemble des organismes associés à la mise en œuvre des crédits FEDER, FSE et FEADER des PO 2014/2020.

C’est dans ce contexte que le Conseil départemental propose une équipe d’animateurs territoriaux en direction du territoire de la Seine Saint Denis. Le Département souhaite mettre en œuvre une animation territoriale pour promouvoir les programmes européens, conseiller les potentiels bénéficiaires et aider à l’élaboration des dossiers de demande de subvention.

Contacts utiles au Département :

Pôle stratégie et innovation
Direction Europe et International

Clotilde Cottineau
Directrice Europe et International

Mathieu Roumégous
Chef du service des affaires européennes
Tél. : 01.43.93.42.20
mroumegous@seinesaintdenis.fr

Secrétariat du service Europe
Lilia Medjedoub
Tél. : 01.43.93.42.28
lmedjedoub@seinesaintdenis.fr

Centre information Europe direct (CIED)

europe@seinesaintdenis.fr

Pierre MARRAGOU
Tél. : 01.43.93.45.97
pmarragou@seinesaintdenis.fr

Elsie SAUTY
Tél. : 01.43.93.87.45
esauty@seinesaintdenis.fr

Marietta Sgorlon Lauga
Suivi spécifique en matière d’animation territoriale, de documentations, d’événementiel et de communication
Tél. : 01.43.93.77.13
msgorlonlauga@seinesaintdenis.fr

FSE/IEJ/SUBVENTION GLOBALE

Miglena NIKOV
Tél. : 01.43.93.40.07
mnikov@seinesaintdenis.fr

Pierre Arnaud PAGES
Tél. : 01.43.93.87.26
ppages@seinesaintdenis.fr

Françoise CROS
Tél. :01.43.93.87.20
fcros@seinesaintdenis.fr

Les projets mobilité Erasmus +

Pierre MARRAGOU
Tél. : 01.43.93. 45.97
pmarragou@seinesaintdenis.fr

Coopération européenne
Gonzague Gobert
Tél. : 01.43.93.77.06
ggobert@seinesaintdenis.fr

Véronique Hup
Tél. : 01.43.93.77.65
vhup@seinesaintdenis.fr


Monter un projet sollicitant des financements européens - Pré-requis et conseils

1. Réflexion

Avant de se lancer dans un projet européen il est nécessaire de vérifier son éligibilité, c’est-à-dire vérifier si le projet peut être effectivement co-financé. Pour ce faire, il convient de se référer aux programmes opérationnels disponibles sur le site internet, mais aussi sur les sites de la Région, de l’État, et de la Commission européenne. La plupart des programmes décrivent le type d’actions qu’il est possible de mener et permettent d’éviter des erreurs d’interprétation. Pour tout renseignement supplémentaire, il est possible de s’adresser aux agents territoriaux du service des Affaires européennes.

Ensuite, il est important de s’assurer d’avoir les ressources humaines nécessaires. Souvent, le montage de dossiers peut s’avérer long et ce temps de travail doit être prévu. Un poste doit prendre en compte, dans ses missions, le temps de travail nécessaire au montage du projet.

Il faut également s’assurer d’avoir une trésorerie assez solide pour pouvoir faire face aux délais d’attente des remboursements. Pour les fonds structurels, le remboursement ne se fait que sur présentation des factures. Le circuit de validation des remboursements est souvent long.

Il ne faut pas considérer les subventions européennes uniquement comme une opportunité de financement. Il ne faut pas essayer systématiquement de faire correspondre un projet déjà préparé avec les possibilités de financements européens : il se peut que le projet initial soit dénaturé, qu’il ne corresponde pas aux critères d’éligibilité et que finalement il ne soit pas validé. Cela représente un travail inutile. Les divers financements européens ont des contraintes propres qu’il faut saisir. Ils ne sont qu’une possibilité de financement comme une autre.

Enfin, le montage et la rédaction du projet sont des éléments clés. En effet, l’éligibilité du projet va porter sur ces éléments écrits qui serviront de base à la rédaction de la convention.

2. Planification
Il est nécessaire de clairement identifier les activités et de les planifier dans le calendrier imparti au projet. L’usage d’un tableau permet de visualiser chaque opération ou activité dans le temps.

3. Réalisation
Lorsque les différentes phases du projet sont identifiées ainsi que les actions y afférentes, il est important de définir précisément quels sont les acteurs qui seront mobilisés à chacune de ces étapes.

4. Les moyens de l’opération
Les personnels intervenants dans l’opération doivent avoir des lettres de mission précisant le plus clairement possible les activités qui seront les leurs en tenant compte du calendrier du projet.

Dans les lettres de mission, il est indispensable de bien indiquer les différentes catégories d’activités (réunion, analyse, animation…) et d’évaluer le plus précisément possible le temps qui y sera consacré. Attention de ne pas surévaluer le temps dévolu à l’action de chaque salarié.

Par ailleurs dans le dossier technique, les moyens mobilisés devront être très clairement identifiés en termes qualitatifs et quantitatifs afin de permettre de juger de leur opportunité et de leur efficacité pour la réalisation des objectifs.

Les coûts des moyens humains et techniques doivent être justifiés dans le volet financier. Pour les dépenses de personnel, elles doivent s’inscrire dans le calendrier du projet.

5. Comité de suivi

La mise en œuvre d’un comité de suivi permet de faire le point régulièrement (tous les mois ou tous les deux mois) sur : les dépenses réalisées, l’avancée des actions, les corrections à apporter. Ces comités de suivi doivent être prévus et programmés dans la demande de F.S.E.
Chaque réunion doit faire l’objet d’un compte-rendu et une feuille d’émargement doit être établie.

6. Les partenariats

Des conventions doivent être signées avec chaque partenaire au projet (collèges, associations, intervenants…). Elles doivent indiquer très précisément les prérogatives et actions menées par chacun d’entre eux.

7. L’évaluation

Le chef de projet doit décrire très précisément les outils et méthodes d’évaluation qui permettront d’évaluer par exemple l’évolution du comportement de l’élève « temporairement exclu ». Une attention particulière devra être portée à l’identification des indicateurs.
De même pour l’évaluation globale de l’action, il devra précisément définir des critères et indicateurs de résultats afin de mesurer l’impact des différentes actions mises en œuvre.

8. Les dépenses

Toute dépense envisagée doit être clairement identifiée et contribuer effectivement à la mise en œuvre de l’action. Elle devra pouvoir être justifiée par des fiches de paie, des factures ou tout autre document comptable de valeur probante équivalente.

La demande de financement de dépenses de personnel induit l’obligation de présenter au terme de l’action des fiches de paie et l’attestation de versement effectif du salaire (par le trésorier payeur si vous êtes une structure de droit public ou le commissaire au compte si vous êtes une structure de droit privé).

Pour les personnes intervenant partiellement sur le projet, il faudra être en mesure de justifier du temps d’activité effectivement consacré au projet (extraits de logiciels de suivi du temps, feuilles d’émargement, état récapitulatif détaillé par jour ou par demi-journée pour la durée de l’opération, daté et signé de façon hebdomadaire ou à défaut mensuellement par la personne rémunérée et son supérieur hiérarchique).

Concernant les achats directs de biens, de fournitures et de services, il est nécessaire de démontrer l’existence d’une mise en concurrence en fournissant au moins 3 devis ou à défaut au moins 3 demandes de devis, ceci dès le 1er euro de dépense.

Ces frais devront aussi être justifiés par des factures ou par toute autre pièce comptable de nature probante équivalente.

9. Cofinancements

Il est important de vérifier que les financements autres que ceux du Conseil Départemental et du F.S.E. ne résultent pas d’un financement communautaire. Ils doivent porter exclusivement sur le périmètre du projet, temporel et matériel.

Des attestations d’engagement produites par les cofinanceurs doivent être jointes au dossier notamment pour les contributions en nature (joindre les justificatifs de rémunération, fiches de paie).

10. Publicité

Tous les documents liés à l’action doivent porter le logo du F.S.E. Pour cela, ils devront comporter le drapeau de l’Union européenne avec la mention Union Européenne et le logo « L’Europe s’engage en Île-de-France avec le FSE ».
Les locaux doivent aussi respecter les règles de publicité, elles sont obligatoires.

www.europeidf.fr

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